社会人として、内定辞退の際に踏まえたい4つのポイント
まずは内定を断るとき、内定辞退の際に注意したいポイントを抑えていきましょう。
①一日でも早く迅速に連絡する 企業は内定を決めた時点で配属や人員計画など様々な手続きを開始します。自己都合で内定辞退する場合、可能な限り早く申し出るのが最低限の就活のマナーです。
また企業側も内定辞退される場合は、極力早めに把握したいと考えています。もちろん学生は就活や学生生活で忙しいこととは思います。ですがどんな理由があっても内定辞退するには、最速で内定を得た1週間後、一番遅くて内定式の1ヵ月前に連絡すべきです。他企業の選考状況によってはこれ以上遅くなることも十分ありえます。そうした場合でも早めの連絡は必須です。
②何を伝えればいいの？ 苦労した就活の末、せっかく内定を出してくれた企業に対して、自己都合での辞退を伝えることに申し訳なく感じる就活生も多いかと思います。しっかり誠意を伝えたいところです。具体的な内容は後にご紹介しますが、内定辞退の意思と謝罪、内定へのお礼を丁寧に伝えましょう。
③適切な連絡相手を選ぶ 企業側の人事部には就活の窓口となる人がいるはずです。内定辞退の際は、その方にはっきりと伝えるのが就活のマナーです。
また、OB訪問などを通し、採用段階で関わった人事部以外の方にも連絡すべきです。とりあえず誰か一人に連絡すればOK、というわけではありません。
④自分の選択に自信を持ち、ナーバスにならない 内定辞退の前にナーバスになっている就活生の皆様、ご安心ください。職業選択は皆様の権利です。ご自身の決断が最善のものだと信じて、内定辞退を伝えて下さい。
人事担当者との距離感にもよりますが、内定辞退の理由は「熟慮の末」程度にとどめ、「より志望度が高い〇〇社の内定があるため～」など具体的な理由は伝えないのが吉です。
家庭の事情などやむを得ない理由の場合は、「次の機会があればぜひ」など前向きな態度を見せることで、その後のつながりを切らずに内定辞退できるかもしれません。よりよい自己実現のため、気持ちよく就活を終えるために、誠実な態度で内定辞退を伝えてください。
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内定辞退の手段① メールのメリットデメリット
いつでも読めて記録にも残しやすいメールは、内定辞退を伝える手段としては、担当者の負担が少ない優れた方法です。
一方で、内定辞退が遅れた場合や、就活を通しOB訪問やインターンなどで深く関わった企業に対し「メール一通送って終わり」というのは大変なマナー違反にもなりえます。
以下にメリットとデメリットをまとめました。
①メールのメリット 手間が少なく、就活生本人にとって精神的な負担が軽いのがメールのいいところです。また、新卒で何百人も一括採用する大企業に内定辞退を伝える場合は、事務処理がしやすいメールの方が優れている場合も多いです。
学生との面接など、就活の対応で忙しい人事担当者はなかなか電話で捕まらないことが考えられます。簡潔かつ丁寧に辞退の意思を伝えることができれば、就活生と企業双方にとってメールは最適な手段となりえます。
②メールのデメリット 誠意を伝える、という理由ではどうしても、電話で直接話したほうが印象が良いです。内定辞退に限らず、重要な連絡は電話で、というのは日本企業のマナーとして根付いています。それは就活でも同様です。
企業側は少なくないコストをかけ就活に臨んでいます。特に、採用人数が少なく、人事担当者と就活生との距離が近いような企業の場合は、電話で直接誠意を伝えるのがいいでしょう。
また、メールだと本人確認が十分できないことも考えられます。
内定辞退の手段② 電話のメリットデメリット
きつかった就活でせっかく内定を出してくれた企業。志望度が高い企業を優先するのは仕方ないけど、お世話になった担当者のことを考えるとどうしても申し訳ない...。と思う就活生もいらっしゃることかと思います。
そうした理由で、やはり電話はマナー面でもメールより優れており、誠意を伝えやすい方法です。
①電話のメリット そもそも、内定辞退の連絡で伝えるべき重要な事実は「内定を辞退する」という就活生の決定だけです。ただ、内定辞退の際にはそれだけでなく、誠意を伝える必要があります。
そのために、就活でお世話になった採用担当者に電話で直接話をするのです。内定辞退したからといって、その企業との関わりが全くなくなるということはありえません。
特に入社先が同業他社の場合、就活後も社会人生活でつながりが生まれることはありえます。円満な内定辞退のためにも、電話で誠意を見せることは大切です。
②電話のデメリット 大人数を相手にする就活で目の回る忙しさの中、メールではなく口頭で内定辞退を伝えられると、人事の就活担当者に余計な仕事を増やしてしまうかもしれません。
また残念ながら、企業側が内定辞退者に電話で嫌味を言うような事例は、多くはありませんが起きてしまうことです。就活生が内定を辞退するからといって、そうしたハラスメントが許される理由は決してありません。
電話での連絡はそうした悲しい事態を引き起こすことも考えられます。
内定式前を想定した内定辞退メールの例文
内定辞退を伝える際には、辞退の意思と謝罪、内定へのお礼を伝えます。マナーを踏まえ、失礼がなく、誠意ある文面を用意しましょう。以下に、メールの文面とポイントをまとめます。
件名：【内定辞退のご連絡】○○大学○○学部 氏名 本文： ○○株式会社 人事部 ○○様 ○○大学○○学部の○○です。 この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
１、私自身の将来や適性について熟慮した結果、辞退を決断いたしました。 ２、個人的な事情がありまして、熟慮の末、辞退を決断いたしました。 ３、別の会社とのご縁を感じ、辞退を決断いたしました。
せっかく面接の機会を設けていただいたにも関わらず、内定辞退という形となってしまい、大変申し訳ございません。 また、本来直接お伝えすべきところを、メールでのご連絡となってしまいましたこと、謝罪申し上げます。 何卒よろしくお願い致します。
末筆ながら、貴社の今後益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名
件名では内定辞退の旨をしっかり記します。大学名と氏名も忘れずに。本文は正式な社名と、担当者の名前を記しましょう。担当者を記さないことはマナー違反ですので極力避けます。
内定辞退の理由について、詳細に書く必要はありません。他社の内定がある場合にも、社名を記す必要はありません。
内定式後を想定した内定辞退メールの例文
就活の採用時期のばらつきが年々大きくなってきている昨今、いつ、志望度が高い企業から内定をもらえるかはなかなか読めません。内定後、就活生は「内定承諾書」に署名しますが、その後より志望度の高い企業の内定が出た場合はどうすればいいでしょうか。
基本的に、就職予定日の最大１４日前までは内定を断ることができますが、企業に対し大いに迷惑をかけてしまうのは間違いありません。そうした場合のマナーを守った辞退メールの例文をご紹介します。
まず、上記メールと同様、件名に内定辞退の旨と、大学・学部名、氏名を記し、本文で正式な社名、担当者名を記します。さらに以下のような謝罪を加えましょう。
件名：【内定辞退のご連絡】○○大学○○学部 氏名 本文： ○○株式会社 人事部 ○○様 ○○大学○○学部の○○です。
この度は採用内定をいただき、誠にありがとうございました。
しかしながら、大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
すでに内定承諾書を提出しているにも関わらず、大変身勝手な申し出となってしまいますこと、心よりお詫び申し上げます。 私自身の将来や適性について熟慮した結果～（以下理由） 採用の選考過程を通じ、多くのことを学ばせていただきました。心より御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社の今後益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名
気が重くなることですが、ここは志望度が高い企業を優先し、誠実に辞退しましょう。メールだけでなく電話や手紙を組み合わせ、以上のような内容を伝えてもよいでしょう。
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