「一次面接通過メールが届いたけど、返信って必要？」「日程調整が必要な場合、どう書くのが正解？」
一次面接の通過連絡を受け取ったとき、返信の仕方に迷うという、en-courage利用者の声をよく耳にします。
本記事では、元日系大手人事で、en-courageの就活サポーターとして延べ3,000名以上の学生を支援してきた成田さんの経験やen-courage利用者へのインタビューを基に、一次面接通過メールへの正しい返信方法を詳しく解説。返信の正しいタイミングや書き方、日程承諾・日程調整・辞退など7つのシーンにおける例文をご紹介します。
一次面接通過メールに返信はするべきか
一次面接通過のメールが届いたけど、返信すべきか迷っている。そんな就活生は多いです。次の面接日の日程が書かれている場合は返信が必要だと判断しやすいものの、選考結果だけが記載されている場合には「返信した方がいいのかな？」と悩んでしまうこともあります。
人事として多くの就活生を見てきた成田さんは「基本的には返信すべき」と断言します。その理由を解説します。
結論：返信は基本的に必要
一次面接通過メールへの返信は、基本的に必要です。日程調整を求められているケースが多いため、返信しないと次の選考に進めない場合があります。
選考結果だけが記載されている場合でも、お礼や感謝を伝えることで面接官や採用担当者に「礼儀正しい人物だ」「ビジネスマナーが身についている」など良い印象を持ってもらえ、高く評価してもらえる可能性があります。内定を勝ち取るためにできることは全てやっておきたいと思うなら、迷わず返信しましょう。
すぐに返信すると好印象を得られることも
返信が早いと、仕事も早い人だという印象を与えられることもあります。ビジネスの世界では即レスできる人は「仕事ができる人」という印象を持たれやすいです。実際に成田さんは人事時代、選考通過メールにすぐに返信する学生に対して良い印象を持った経験があるといいます。
即不合格？返信をしないリスクとは
場合によっては返信をしないことで、不合格になることもあります。返信しないことによるリスクは、以下の通りです。
①日程調整ができず選考辞退と見なされる
一次面接通過メールには、次の面接日の日程が提示されている場合があります。返信しないと、日程調整ができずに選考を辞退したと見なされるリスクがあります。採用側は複数の選考を同時進行している場合もあるため、返信が遅いと希望の日程が埋まってしまう可能性もあります。
②ビジネスマナーが欠けていると判断される
返信をしないことで「ビジネスマナーが身についていない」と誤解されるリスクがあります。ビジネスの場では、メールへの返信は基本的なマナー。たとえ通過していても、対応の仕方次第で「入社後もこういう対応をするのでは」と不安視されるケースもあるため注意が必要です。
③志望度が低いと判断される
返信がない、または遅い場合、「この会社への志望度は低いのかな」と思われるリスクがあります。採用担当者は限られた時間の中で複数の学生を選考しているため、返信が早い学生ほど「入社意欲が高い」という印象を持たれやすいです。
【例外】返信が不要なケース
基本的には返信が必要ですが、以下のケースでは返信が不要です。判断基準を押さえておきましょう。
- 自動送信メール（no-reply@等）：送信専用のメールアドレス（no-reply@など）から送られてきた場合は、返信不要です。返信しても企業は読んでいないことが多く、かえって迷惑をかけるおそれがあります。
- 「返信不要」と明記されている場合：メールに「返信不要」との記載がある場合は、返信の必要はありません。企業側が返信を求めていない意思表示なので、その意思に従いましょう。
正しい返信タイミングと注意点
一次面接通過メールへの返信は、いつまでに送るべきでしょうか。人事として採用活動に携わっていた成田さんは「返信が早いかどうかで印象が変わる」と語っています。ここでは、効果的なタイミングと避けるべきNGパターンを解説します。
「即レス」がベスト、遅くとも24時間以内
一次面接通過メールへの返信は、メール受信後できるだけ早く、遅くとも24時間以内に送るのがベストです。
早めに返信することで、「仕事が速い人」「行動力がある人」という印象を与えられます。また、面接日程の調整を行う場合、返信が遅いと希望の候補日がすでに埋まっている可能性があります。人気の時間帯は他の応募者で先に埋まってしまうこともあるため、早めの返信を心がけましょう。
都合のいい日程がすぐにわからない場合でも返信を放置せず、いつまでに回答できるのかをメールで伝えましょう。
メール通知にすぐ気付くためのコツ
一次面接通過メールを見逃さないためには、メール通知の設定を見直すことが大切です。以下の3つのコツを実践しましょう。
- スマホのプッシュ通知を有効にする：就活用のメールアドレスにスマホからアクセスできるようにし、プッシュ通知を有効にしておきましょう。メールが届いたらすぐに気づけるため、返信のタイミングを逃しません。
- 就活用メールアドレスを専用で作る：就活中は、面接通過メールや選考関連の連絡が頻繁に届きます。専用のメールアドレスを作成することで、重要なメールを見逃しにくくなります。
- 1日2回（朝・夕）の定期チェックを習慣化する：プッシュ通知に頼りすぎず、朝と夕方の1日2回は必ずメールボックスを確認する習慣をつけましょう。
深夜に送るのはNG
一次面接通過メールへの返信は、就業時間内（9:00〜18:00）に送るのがベストです。ビジネスマナーとして、業務時間外にメールを送ることは相手への配慮に欠けると見なされることがあります。
夜遅くに返信メールを書いた場合は、翌朝8:00〜9:00に届くよう予約送信機能を活用しましょう。Gmailなら「送信日時を設定」、Outlookなら「配信タイミング」機能から簡単に設定できます。やむを得ず深夜や早朝に送る際には、その非礼を詫びる文章も入れましょう。
返信が遅れてしまった場合は、謝りの一言を入れる
一次面接通過メールへの返信は、遅れてしまった場合でも必ず返信するようにしましょう。日程調整や確認事項がある場合、返信しないと選考が進まないためです。
返信が遅れた場合は、冒頭に「お返事が遅くなり申し訳ございません」という一文を必ず入れましょう。遅れた理由を簡潔に説明するのも丁寧です。
正しい返信メールの文面
人事として採用に携わっていた成田さんによると、返信メールの内容やマナーが不適切だと、せっかく通過した面接の印象が台無しになるケースもあるそうです。ここでは、件名から署名まで、採用担当者に好印象を与える正しい書き方を解説します。
返信メールに書くべき内容
返信メールは「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つで構成されます。
件名
一次面接通過メールへの返信は、あえて件名を変える必要はありません。返信だということがわかる「Re:」を付けたまま返信することで、何のメールに対する返信なのかが伝わりやすくなります。
宛名
「株式会社〇〇 人事部 〇〇様」のように、会社名は正式名称で記載します。「株式会社」を「（株）」と省略する人もいますが、ビジネスメールにおいて省略は失礼にあたります。名前がわからない場合は「採用ご担当者様」で問題ありません。分かる範囲で会社名・肩書・フルネームを入れましょう。
本文
以下の流れで200〜300文字程度にまとめます。
- 挨拶：「お世話になっております」
- 自己紹介：大学名・氏名
- 感謝：一次面接通過のご連絡へのお礼
- 用件の概要：何についての連絡かを一言で伝える
- 用件の詳細：日程の承諾、日程調整の希望、確認事項など
- 締め：「何卒よろしくお願いいたします」
先方から提示された日程の都合が悪い場合や、こちらからの日程の提示を求められた場合は、最低3つの時間帯を挙げましょう。担当者がどんな情報を求めているのかを、受け取ったメールでしっかりと確認しておくことが重要です。
署名
ビジネスメールを送る際は、メールの文末に署名を入れるのがマナーです。氏名・大学名・電話番号・メールアドレスを記載します。
好印象を与えるポイント
一次面接通過メールへの返信では、以下の3点を意識しましょう。成田さんは実際に、以下のようなポイントが押さえられたメールを送る学生を高く評価していたようです。
- まず用件を一言で伝える：採用担当者は多くの応募者とやり取りしているため、要点を簡潔にまとめた返信が評価されます。長々とした文章は避け、必要な情報だけを端的に伝えましょう。
- 日程調整の候補は3つ以上提示する：日程調整の場合は、候補日を3つ以上提示するなど、具体的な情報を正確に伝えることが大切です。曖昧な表現は避け、日時や場所を明確に記載しましょう。
- 感謝を丁寧に伝える：一次面接通過メールを受け取ったら、できるだけ早く返信することが好印象につながります。24時間以内かつ就業時間内を心がけましょう。
ネガティブな印象を与えないための注意点
誤字脱字・宛名の漢字を間違えない
会社名の順序（「株式会社〇〇」か「〇〇株式会社」か）、面接官の名前の漢字（「渡辺」「渡邊」「渡邉」など）は特に間違いやすいポイントです。名刺やメールの署名を見て正確に記載し、送信前に声に出して読み上げてチェックしましょう。
社名や署名を省略しない
「（株）」や「（有）」などの省略表記は、ビジネスメールでは失礼にあたります。「株式会社〇〇」のように正式名称で記載しましょう。また、署名を省略すると、誰からのメールかわかりにくくなり、やり取りに手間がかかってしまいます。
長文で返信しない
お礼や感謝を伝えたいという気持ちから、つい長文になってしまう人もいますが、採用担当者は多くのメールを処理しています。長すぎる文章は読む負担になり、かえって印象を下げてしまう可能性があります。本文は200〜300文字程度に収めましょう。
送信前チェックリスト
返信メールを送信する前に、以下の項目を確認しましょう。
- 宛名の漢字は正しいか
- 件名に「Re:」が付いているか
- 日程調整の場合は、候補日を3つ以上提示しているか
- 署名（氏名・大学名・電話番号・メールアドレス）は入っているか
- 社名は正式名称で記載しているか
- 「了解しました」ではなく「承知いたしました」を使っているか
- 「御社」ではなく「貴社」を使っているか
- 文字装飾や絵文字、「！」「？」は使っていないか
- 長文になっていないか（200〜300文字程度に収まっているか）
- 送信先のメールアドレスは正しいか
返信メールの例文
シチュエーション別の返信メールの例文を紹介します。〇〇の部分を自分の情報に置き換えて活用してください。
日程を承諾する場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇）〇時からの二次面接の日程にて、承知いたしました。
当日は、貴社オフィスまでお伺いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 日程の承諾であることを明確に伝える
- 「〇月〇日（〇）〇時から」と日時を復唱して認識のズレを防ぐ
- 会場への訪問意思を伝えることで確認不要にする
日程を調整したい場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
二次面接の日程についてご連絡いただき、ありがとうございます。
下記の日程でお伺いできますので、ご調整いただけますと幸いです。
【1】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【2】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【3】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 候補日は3つ以上提示する
- 日付だけでなく曜日・時間帯も明記する
- できるだけ広い範囲の日程を指定すると調整しやすい
日程を変更したい場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、ご提示いただきました〇月〇日（〇）の日程に大学の講義が入っているため、別日程でのご調整をお願いできませんでしょうか。
誠に勝手ではございますが、下記の日程でしたらお伺い可能です。
【1】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【2】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【3】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- まず謝意を伝えてから変更の依頼をする
- 変更理由を簡潔に述べる（詳しく書きすぎない）
- 代替日程を3つ以上提示し、企業側の負担を減らす
合意した日程を変更せざるを得ない場合
件名：Re: 一次面接の結果について【日程変更のお願い】
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
先日は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
〇月〇日（〇）〇時からの二次面接について、一度承諾のご連絡をさせていただきましたが、急遽やむを得ない事情が生じたため、日程の変更をお願いできないでしょうか。
ご調整いただいたにもかかわらず、このようなお願いとなり、大変申し訳ございません。
誠に勝手ではございますが、下記の日程でしたらお伺い可能です。
【1】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【2】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
【3】〇月〇日（〇）〇時〜〇時
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 件名に【日程変更のお願い】を追加し、緊急性を伝える
- 一度承諾した日程であることを明記し、経緯を示す
- 丁寧に謝罪してから変更の依頼をする
- できる限り早めに連絡する（前日・当日は電話が望ましい）
選考を辞退する場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮なのですが、一身上の都合により、二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 辞退の意思を明確に伝える
- 辞退理由は「一身上の都合」で問題ない（詳細説明は不要）
- 感謝とお詫びを忘れずに伝える
- 決めたらできるだけ早く連絡する
お礼のみを伝える場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
次の選考の機会をいただけるとのこと、大変嬉しく思っております。
二次面接に向けて、しっかりと準備してまいります。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 通過のお礼と喜びを簡潔に伝える
- 次の選考への意欲を示す
- 長文にせず、2〜3行程度でまとめる
返信が遅れた場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お返事が遅くなり、大変申し訳ございません。
ご提示いただきました〇月〇日（〇）〇時からの二次面接の日程にて、承知いたしました。
当日は、貴社オフィスまでお伺いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- 冒頭でお詫びの一言を入れる
- 遅れた理由の詳細説明は不要（長々と言い訳しない）
- お詫び後は通常通りの返信内容で問題ない
確認事項がある場合
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度は、一次面接通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました〇月〇日（〇）〇時からの二次面接の日程にて、承知いたしました。
一点、確認させていただきたいことがございます。
二次面接の会場は、一次面接と同じオフィスでよろしいでしょうか。
また、当日持参するものはございますでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
ポイント
- まず日程承諾を伝えてから確認事項を述べる
- 質問は簡潔にまとめる（だらだら書かない）
- 「一点」「二点」と数を示すとわかりやすい
さらに返信が来た時の正しい対応
こちらが返信した後、企業からさらに返信が届いたとき、どう対応すべきでしょうか。「また返信すべき？」「どこまでやり取りを続ければいい？」と迷う方も少なくありません。ここでは、正しいマナーと例文を紹介します。
押さえておくべきマナーと注意点
自分のメールで終わらせる（1往復半ルール）
ビジネスメールは、自分の返信で終わらせるのがマナーです。「自分から送る → 相手から返信 → 自分からお礼で終了」という流れを意識しましょう。何度もやり取りを続けると、相手の負担になってしまいます。
返信は24時間以内に
企業からのメールには、速やかに返信するのがマナーです。できれば当日中、遅くとも翌日には返信しましょう。返信が遅いと「仕事が遅い人」という印象を与えかねません。
返信の本文は簡潔に
企業からの返信に対しては、短い返信で問題ありません。「お忙しい中ご返信いただきありがとうございます。当日はよろしくお願いいたします」程度で十分です。改めて長文でアピールするのは逆効果になります。
件名は変えない
「Re:」のまま返信しましょう。件名を変えると、過去のやり取りがわからなくなります。本文下のメール引用もそのまま残してください。
「返信不要」の記載があれば返信しない
メール内に「ご返信は不要です」などの記載がある場合は、その意思に従いましょう。無理に返信すると、かえって負担をかけてしまいます。
パソコンから返信する
スマートフォンからだと、改行崩れやフォント違いが起こる可能性があります。どうしてもスマートフォンから送る場合は「スマートフォンから失礼いたします」と一言添えましょう。
返信メールの例文
件名：Re: 一次面接の結果について
株式会社〇〇
人事部 〇〇様
お忙しいところ、ご丁寧にご返信いただきありがとうございます。
〇月〇日（〇）〇時からの二次面接の日程、承知いたしました。
当日は、貴社オフィスまでお伺いいたします。
引き続き、何卒よろしくお願いいたします。
――――――――――――――
〇〇 〇〇
〇〇大学 〇〇学部 〇〇学科 〇年
TEL：090-0000-0000
E-mail：xxxxx@xxxxx.ac.jp
――――――――――――――
よくある質問（FAQ）
就活のサポーターとしてよく聞かれる質問や、en-courage利用者へのインタビューで出てきた疑問への回答をご紹介します。
Q. 返信メールはどのくらいの長さが適切ですか？
用件が伝わる最低限の長さでOKです。日程調整の場合は3〜5行程度、お礼のみの場合は2〜3行程度が目安です。長々とした文章は読む負担が大きく、逆効果になる可能性があります。メールの書き方に不安がある方は、就活エージェントに添削を依頼してみてください。
Q. 「貴社」と「御社」はどちらを使うべきですか？
メールでは「貴社」が正しいです。「御社」は口頭で使う表現で、書き言葉であるメールでは「貴社」を使用します。敬語の使い方で迷ったら、就活エージェントに相談してみましょう。
Q. 候補日は何日提示するのがベストですか？
最低3つ以上、できれば5つ程度あると企業側も調整しやすいです。日程を1つのみ指定しても、なかなか予定を合わせられないためです。また、同日に3つの時間帯を指定するのではなく、できるだけ広い範囲を指定すると都合を合わせてもらいやすいです。他社の選考との調整が難しい場合は、就活エージェントにスケジュール管理のアドバイスをもらいましょう。
Q. 「承知いたしました」と「了解しました」はどちらが正しいですか？
「承知いたしました」が正しいです。「了解しました」は目上の人に使うのは不適切な表現です。敬意を示す相手に対して承諾の意を伝える場合には、「承知いたしました」を使いましょう。「かしこまりました」もOKです。ビジネスメールのマナーに自信がない方は、就活エージェントにメールをチェックしてもらうと安心です。
Q. 返信したのに企業から連絡が来ない場合は？
3営業日程度待っても連絡がなければ、電話またはメールで確認して問題ありません。また、迷惑メールフォルダに振り分けられていないかも確認しましょう。問い合わせの際は、返信の催促をする文章構成にならないよう注意し、「念のため再度お送りさせていただきます」という形で確認するのがベターです。問い合わせ方法に迷ったら、就活エージェントに相談してみてください。
監修：成田 駿
元日系大手人事／就活サポーター
日系大手事業会社で最年少部長に就任し、新卒採用に5年以上従事。戦略設計からイベント企画、選考フロー、研修まで新卒採用の入口から出口までを幅広く担当し、延べ3,000名以上の学生と接点を持つ。人事業務以外でも累計2,000名以上の就活生を個別に支援し、大手・外資・メガベンチャーなど多様な企業への内定実績を誇る。
協力：NPO法人en-courage
全国約120の大学に支部を展開し、就活生を対象としたキャリア教育支援を行うNPO法人。独自にイベントやメディアを多数運営し、年間2,500件以上のセミナーを開催。企業と学生の間に年間約80万回の接点を創出するなど、国内最大級の規模で活動している。すべての就活生が本質的なキャリアを通じて人生を最大化できるよう、個別支援やコミュニティづくりを通じたサポートを目指している。