インターンシップ受け入れのお礼メール例

企業からインターンシップ受け入れの連絡をもらったら、すぐに担当者宛でお礼のメールを送りましょう。返信メールの例文を以下に紹介しますので参考にしてください。

件名：インターンシップ受け入れのお礼＜〇〇大学　田中一郎＞ 〇〇〇〇株式会社人事部 インターンシップご担当 藤田様

お世話になっております。 □□大学△△学部3年の田中一郎と申します。 このたびは、インターンシップへの参加を受け入れて頂き ありがとうございます。 インターンシップで貴社の業務の一端に触れさせて頂くことを 楽しみにしております。 精一杯取り組みたいと思いますので、宜しくお願い致します。

ご案内頂きました通り、下記の日程で貴社のインターンに参加させて頂きます。 日程：△月△△日(水)△時〜 場所：東京都○○区〇〇・・・□□ビル3F

当日はなにとぞ宜しくお願い致します。

□□大学△△学部 田中一郎 電話番号：080-ｘｘｘｘ-×××× メールアドレス：xxxxxx@xxxxxx.com

では、上記のインターンシップ受け入れに関するお礼メール例文の重要なポイントを押さえておきましょう。

①<件名> 件名はメールを相手に読んでもらうためにとても大切な項目です。 件名は何についてのメールなのかが理解できるように分かりやすく書きます。例えば、件名を「お世話になっております」とか、「ご連絡ありがとうございます」としてしまうと、重要度が低いメールと思われたり、迷惑メールと勘違いされたりすることあります。そのため、件名には大学名と名前も添えておくことをおすすめします。 また、何度もやりとりしていて、re:re:とreが2回以上続いてしまい、件名の主題が最初と変わっていると感じたら、適切な件名に変更しましょう。

②＜宛名＞ 宛名の書き方は以下が基本です。

会社名 部署名 役職名 名前 敬称

宛名の書き間違えは非常に失礼にあたります。送信前にしっかり確認することを徹底してください。

③＜本文＞ あいさつ文：「お世話になっております」とあいさつし、大学名と名前を伝える

本文：以下の3点がポイントです。 ・インターンシップ参加を受け入れてもらったお礼 ・インターンシップ参加にかける意気込み ・当日の時間と場所の確認（住所もビル名まで記載）

結びの文：「当日はなにとぞ宜しくお願い致します」「お手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたします」など

④＜署名＞ 署名を入れることは、基本的なメールマナーです。大学名、名前、電話番号、メールアドレスなど、基本的な情報を記載します。

メール連絡に関するよくある質問

メール連絡では、「こういう場合はどうしたらいいか...」など、予期しなかった状況になり対応に困ることがあります。インターシップ参加に関するメールなど、就活メールで問題が起きないように事例別に対処法やマナーを紹介します。

・急ぎで連絡しなければならない場合の対処法は？　　

就活で企業の採用面接やインターン面接など、企業との約束時間に交通機関などの遅延で遅れそうになったときは、すぐに担当者に電話をしましょう。その際には大学名と名前をフルネームで伝えてから、用件を話してください。 たとえば、インターンシップ参加の時間に間に合わないときなどには、遅れる理由と○○時からのインターンシップ参加に15分程遅れそうなど、できるだけ詳しく伝えましょう。

交通トラブルによる遅刻などの他に急いで伝えたい連絡事項は、前日であれば、通常どおり企業の担当者にメールを送ってください。このときにも件名には忘れずに大学名と名前も入れましょう。ただし、翌朝になっても返信がなければ、「○○大学の田中一郎と申します。昨日の13時頃にメールをさせて頂きましたが、確認のためお電話いたしました」と電話で連絡しましょう。メールの返信が届いていれば、あらためて電話する必要はありません。

・手元にパソコンがない場合、スマホから返信してもよいか？

就活メールは、基本的にパソコンから送信するのがマナーですが、手元にパソコンがなく対応が遅れそうなときは、スマホからでも連絡する方がよいでしょう。 その際には、出先からなのでスマートフォンからの返信であることを伝えると、より丁寧です。スマホに以下のような定型文を作成しておくと、簡単に入力ができて便利なのではないでしょうか。 ※外出中のため、スマートフォンからの返信で失礼します。

・メールを誤送信してしまった場合の対処法は？

ビジネスでメールは便利な連絡ツールですが、送る相手を間違えたり、添付ファイルを間違えたりなど、誤送信というトラブルがあります。どんなに細心の注意を払っていても、ミスは多くの場合ヒューマンエラーが原因で発生します。

万が一、誤送信した場合は誠意を持って対処することが重要です。 まず、すぐに電話で謝罪しメールの削除を丁寧にお願いしましょう。電話でなかなか連絡がつかない場合には、「【重要】メール誤送信のお詫び」といった件名で、謝罪と共にメールを削除してほしい旨を伝えましょう。

誤送信はあってはならないミスです。メールを送信する前には、宛先を今一度確認する習慣をつけることが何よりも大切ですが、日頃からメールアドレスの管理とパソコン内のファイルの整理をきちんとしておくとミス防止に役立つでしょう。

・添付資料の容量が大きすぎてメールが送信できない場合の対処法は？

容量が大きい添付ファイルは、相手が開く際に時間がかかり非常に迷惑ですし、容量が大き過ぎると送れない場合があります。その際は、圧縮データにして送ることがマナーです。

圧縮処理をしても容量オーバーで送信できない場合、資料が多すぎる可能性が考えられますので、必要書類の内容が合っているか見直してみましょう。それでも問題なければ、企業の担当者に容量オーバーで送れない旨を申し出て指示を受けましょう。

メールに添付するデータは3MB以内に抑えるのがベストです。それ以上の大きさの場合には、メール受信者に確認を取る必要があります。

なお、オンライン上で利用できる大容量ファイルの転送サービスがありますが、インターン参加時のやりとりなどでは勝手に利用するのは控えましょう。セキュリティ上、相手の会社のパソコンからサイトにアクセスできず、送られたデータを受け取れない場合があるからです。

インターン参加時に役立つメール管理法

インターンシップへの参加が決まると、企業の担当者とのメールのやりとりが増えてきます。受信ボックスに複数の企業からのメールや就活以外のメールもたくさん溜まってくると、大切なメールが未読のままになることがあるかもしれません。ビジネスメールは24時間以内には返信するのがマナーですから、メールに気づかずに対応が遅れることは避けたいですね。

インターン参加時をはじめ、インターンシップ終了後も企業とのやりとりが続くことを考えて、メールを見やすく管理しておきましょう。では、役立つメール管理のテクニックを紹介します。

・メールのフォルダ分けをしておくこと

社会人になると、一日に受信するビジネスメールの数は大学生のときと違ってかなり多くなってきます。フォルダ分けは効率よく仕事を進めるためにも必須のメール整理法です。

就活中もいろいろな企業とのやりとりでメール数が増えてくると思いますが、受信トレイに「重要フォルダ」「就活フォルダ」「インターンシップ参加」「○○株式会社インターン」「対応済」など、自身が分かりやすいフォルダ名で専用フォルダを作って分けておくと、大事なメールを見失わずに保存できます。

フォルダへの仕分けルールを設定すると自動的に振り分けられますが、経験上自動振り分けはあまりおすすめできません。例えば、同じ送信者からのメールがすべて一つのフォルダに自動的に振り分けられると、数が多い場合はそこでまた整理が必要になってくるからです。フォルダ分けするかは自分でメールの内容から判断して決めるのが一番です。

・重要なメールをフラグ付けすること

メールのフラグ機能は使っていますか？ 重要なメールやあとからゆっくりと読みたいメールなどに付けるフラグ、つまり目印として旗マークを付けておく機能です。操作はクリックするだけなので簡単です。

インターン参加の案内など保存が必要なものには、とりあえずフラグ付けすると良いでしょう。たくさんの受信メールの中で旗マークが付いていると探しやすくなります。

Gmailでは"スター"と呼んでいる☆のマークがフラグにあたります。

・メールテンプレートを作成しておくこと

あいさつ文など同じ内容を入力する場合は、テンプレートを作成しておくと、以後はテンプレートを開いて送信するだけなので、何度でも使えて便利です。テンプレートはもちろん編集して送ることもできます。

就活では、いくつもの企業に同じような内容のメールを送ることがあります。企業によって内容は少し変わってきますが、インターン参加受け入れやインターン参加後のお礼、面接の日程調整など、メールの文の骨組となる部分のテンプレートを作成しておくと、あとは会社名や日付を入れたり、お礼メールでは企業に合わせて個別の感想を入れたりなど、編集するだけで手間が省けます。

企業の担当者はメールのやり取りを通して、あなたのビジネスマナーについてもチェックしています。担当者に送るメールも自分をアピールできる場と考えて、マナーを守って、好印象となるメールの作成と送信を心がけてください。